Índice analítico

Quando formos executar a Agenda Permanente pela primeira vez teremos uma tela conforme podemos ver abaixo. Todos os campos são de preenchimento obrigatório.

Deveremos ter um cuidado especial no preenchimento do campo e-mail, pois é para esse e-mail que a agenda lhe enviará a senha caso você a esqueça.

Após o preenchimento de todos os dados você deverá clicar no botão OK fazendo isso teremos uma mensagem de que o usuário foi inserido com sucesso. A mensagem exibida ao clicarmos no botão OK é mostrada abaixo.

Deveremos clicar no botão OK da janela acima e em seguida clicar no botão Sair. Realizando esse procedimento seremos levados à tela de login, essa tela veremos em detalhes no capítulo a seguir.

A Agenda Permanente não permite que dois usuários usem o mesmo login.

O primeiro usuário cadastrado na agenda é, por default, o super usuário. A princípio é com ele que poderemos cadastrar novos usuários.

Tela de Login

Neste capítulo veremos todas as funcionalidades da tela de autenticação de usuários. Veremos como inserir novos usuários, como excluir usuários, como pedir para a Agenda Permanente enviar a senha, caso a esqueçamos.

om o intuído de garantirmos segurança nos dados armazenados na Agenda Permanente ao iniciarmos este aplicativo um login e senha são requeridos. O login estará disponível numa lista de logins e a senha deverá ser digitada. No decorrer deste capítulo descreveremos em detalhes as funcionalidades desta tela.

Efetuando o Login

Conforme poderemos ver na imagem abaixo para iniciarmos a Agenda Permanente um login e senha são requeridos.Para isso deveremos escolher o login na lista de login e digitar a senha após esse procedimento para iniciarmos a agenda deveremos clicar no botão “OK”.

Caso esqueça à sua senha você deverá escolher o seu login na lista de logins e clicar no link “Esqueci minha senha!”.

Para que a Agenda Permanente inicie sempre junto com a inicialização do windows você deverá deixar a opção “Iniciar Agenda Permanente com o Windows” marcada. Caso não desejes que isso aconteça, por favor, desmarque essa opção.

Informações de como adquirir a chave de liberação para este aplicativo é obtida clicando-se no botão “Comprar”.

Deixando a opção “Não Solicitar Novamente Login e Senha?” não será solicitado login e senha na próxima vez que a agenda for iniciada.

Para inserir e excluir usuários temos que ter essa permissão em nosso login de acesso. Por default o primeiro usuário cadastrado na Agenda Permanente tem essa permissão. Uma boa prática de uso seria dar essa permissão a apenas um usuário. Os demais não deveriam ter essa permissão.

Resumindo: Para iniciarmos a Agenda Permanente deveremos escolher o nosso login na lista e informarmos a nossa senha e clicar no botão OK.

Inserindo Novos Usuários

Para realizarmos esse procedimento deveremos escolher o nosso login na lista de logins e digitar a nossa senha. Após inserirmos essas informações deveremos clicar no botão “Adicionar Usuários” como é mostrado na imagem abaixo.

Realizando esse procedimento seremos levados ao formulário de cadastro de novos usuários. A tela de cadastro de um novo usuário pode ser visualizada na imagem abaixo.

Após o preenchimento dos dados do usuário deveremos ficar atento  ao campo “Usuário poderá inserir novos usuários?”. Como já foi comentado uma boa prática de uso seria deixar apenas um usuário com poderes para criar mais usuários.

Nesta tela de cadastro de novos usuários poderemos inserir tantos usuários quanto tivermos necessidade. Na imagem visualizada abaixo os usuários de login pedro, marcos e otaviano foram inseridos.

Ao finalizarmos clicando no botão Sair essa janela seremos levados de volta à tela de inicialização com o login dos usuários na lista de logins. A titulo de exemplificação a lista é mostrada na imagem abaixo.

Os usuários listados já estarão aptos a iniciar a Agenda Permanente. Para iniciar o aplicativo com um desses usuários basta escolher o login e informar a senha correspondente.

Excluindo Usuários

Para excluirmos um usuário deveremos informar o nosso login e digitar a nossa senha e clicar no botão correspondente como é mostrado na imagem abaixo.

A imagem abaixo nos mostra a lista de usuários com o login “otaviano” já selecionado para exclusão. Para confirmarmos a operação de exclusão do(s) usuário(s) selecionado(s) deveremos clicar no botão Ok ou cancelar a operação clicando no botão Sair.

 

Esqueci Minha Senha

Se você esquecer sua senha você poderá solicitar a Agenda Permanente que lhe remeta para o seu endereço de e-mail cadastrado na agenda. Este procedimento é bastante simples. Basta você selecionar o seu login na lista e clicar em “Esqueci minha senha” que a mesma será encaminhada para o seu endereço de e-mail. A imagem abaixo exemplifica essa situação.

TELA PRINCIPAL

Neste terceiro capítulo veremos as funcionalidades exibidas na tela principal da Agenda Permanente. Essas funcionalidades serão exibidas em detalhes no decorrer deste capítulo.

A tela inicial da Agenda Permanente foi desenhada de forma a deixar você organizado com seus afazeres. As informações estão disponíveis de forma simples e organizada. Para todas as principais funcionalidades existe um atalho de teclado de forma a otimizar  o tempo de uso da agenda.

Na imagem abaixo apresentamos a tela inicial da Agenda Permanente, todas às suas áreas serão discutidas em detalhes.

Áreas Úteis

Aniversariantes

Na figura abaixo podemos ver o espaço destinado aos aniversariantes do mês. Quando for o dia do aniversário da pessoa cadastrada a imagem ao lado do nome muda para uma imagem de um bolo. Podemos imprimir a lista de aniversariantes do mês ou de todos os aniversariantes cadastrados na Agenda Permanente. Para realizarmos esta tarefa basta clicar nos botões: “Imprimir Lista Mês” ou “Imprimir Todos os Meses”. Um duplo clique sobre a pessoa nos mostrará todos os dados cadastrais desta.

Anotações do Dia

Na imagem abaixo podemos ver o espaço destinado à inserção de anotações para um dia específico. Nesta área você poderá colocar qualquer tipo de informação que desejar. Este espaço pode ser útil para você no futuro lembrar de acontecimentos do passado. Por exemplo, no dia 10/05/2003 comprei um condicionador de ar. Outro exemplo, no dia 10/10/recebi o telefona de fulano de tal.

Não há limites relacionados ao número de caracteres neste campo. Todos os dias você terá um campo novo aberto para preenchimento. Use e abuse desta funcionalidade. Clicando no botão “Limpar” você excluirá todos as informações contidas neste campo para o dia selecionado.

 

 

 

Clicando no botão “Pesquisar” você será levado para uma janela conforme podemos ver abaixo, nesta janela devemos informar no campo “Palavra a Ser Procurada” a palavra ou parte dela e em seguida clicar no botão “Procurar”. Fazendo este procedimento podemos navegar pelas anotações conforme a figura ao lado nos mostra. Podemos imprimir todas as anotações encontradas ou apenas a mostra atualmente.

Uma outra forma de fazermos pesquisa é com relação à “Palavra a Ser Procurada” mas entre um intervalo de datas. A imagem abaixo nos mostra essa possibilidade.

 

 

 

  Compromissos do Dia

Neste espaço poderemos visualizar todos os compromissos agendados para o dia corrente. A figura abaixo nos mostra este espaço. Junto a cada compromisso temos os seguintes indicativos:  quando o horário já foi ultrapassado e quando o horário ainda não foi ultrapassado. Temos ainda os indicativos de status como:

• Compromisso não realizado.

• Compromisso pendente.

• Compromisso realizado.

 

  Na imagem acima podemos ver dois compromissos agendados para o dia 14/10/2005 tendo o primeiro sua hora já ultrapassada e seu status de já realizado e o segundo sua hora não foi ultrapassada e também não foi realizado. Um duplo clique sobre o compromisso nos possibilita ter acesso rápido a todos os dados do compromisso. Para excluirmos um compromisso nesta tela basta selecioná-lo e pressionar a tecla delete.

Selecionando um compromisso e clicando com o botão direito do mouse como podemos ver na próxima imagem podemos mudar de forma rápida o status do compromisso além de podemos também adiar a sua realização. Escolha um dos períodos possíveis e definidos das formas de adiamento. Caso a opção de adiamento não lhe atenda você deverá dar um duplo clique sobre o compromisso e informar a opção desejada.  

  Compromissos Pendentes

 

Nesta janela, conforme imagem abaixo você verá todos os compromisso que tenham o

status de pendente até a data selecionada menos 1 dia. Por exemplo, se no calendário você selecionar a data de 14/10/2005 neste espaço você verá os compromissos com o status de pendente até a data 13/10/2005.

   

 
Para excluir um destes compromissos é só selecionar ele e pressionar a tecla delete ou selecionar ele e com o direito do mouse abrir um menu conforme pode ser visto na imagem abaixo, abrindo esse menu temos a opção de mudar o status do compromisso, excluir o compromisso selecionado ou excluir todos os compromissos que tenham o status de pendente.

 

 

 

Compromissos Não Realizados

Este item funciona de forma similar ao item acima, porém os compromissos mostrados neste espaço são os compromissos ainda não realizados.  

Calendário

  Todas as informações acima mudam de acordo com a data selecionada no calendário. Para selecionar uma data é só clicar no dia e a Agenda Permanente colocará as informações deste dia em evidência. O dia selecionado sempre aparece com destaque. Clique nas setas para navegar por meses e anos. A data corrente sempre aparece em auto relevo. Clicando na data por extenso, por exemplo, “sexta-feira, 14 de outubro de 2005” você será levado a data atual.

 

 

 

Outra forma bastante prática de usarmos o calendário é definirmos uma data inicial e com a tecla SHIFT pressionada clicarmos numa data final. Com este procedimento selecionaremos um intervalo de datas. A imagem ao lado mostra o calendário com um intervalo de datas selecionadas.

 

 

 

 

 

  Principais Atalhos

Para acessar os formulários de cadastro você pode acessar o menu no topo da agenda. Para as principais funcionalidades você poderá acessar clicando na barra de ferramentas logo abaixo do menu. A seguir apresentaremos as principais funcionalidades e como acessá-las na Agenda Permanente.

Nos próximos capítulos cada um dos cadastros será apresentado em detalhes.

 É muito importante que você leia este manual até o fim.

BARRA DE FERRAMENTASarra de Ferramentas

Neste capítulo mostraremos em detalhes como funciona a barra de ferramentas para os cadastros usados na Agenda Permanente.

Barra de Ferramentas

  Esta barra tem vital importância para que você consiga efetuar os cadastros. Caso não consigas entendê-las mande um e-mail para agenda@agenda.eti.br que terei o maior prazer em ajudá-lo.

Quando você abrir qualquer janela de cadastro você terá uma barra de botões conforme mostrado abaixo:

  Clicando no botão novo, alterar ou excluir a barra de ferramenta fica como mostrado abaixo:

  Para inserir novos dados você deve clicar no botão novo, informar os dados e confirme a operação clicando no botão confirmar ou cancele a operação clicando no botão cancelar.

Os botões alterar e excluir serão explicados nos cadastro. Para sair do formulário clique no botão sair.

PESSOA FÍSICA

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro de pessoas físicas. Todos os principais campos serão detalhados e terão suas funcionalidades relatadas ao longo deste capítulo.

Formulário de Pessoa Física

  O cadastro de pessoa física é bem completo, porém muito simples de ser utilizado. Nenhum campo do cadastro tem preenchimento obrigatório. Para acessar ao formulário de cadastro temos 3 opções: acessar o menu Cadastro à Pessoa Física ou através do atalho de teclado CTRL + F ou clicando no ícone  . Realizando um dos procedimentos relatados acima teremos uma tela como a mostrada abaixo.

Como relatamos anteriormente nenhum dos campos são obrigatórios, porém quanto mais informações você inserir nesse cadastro mais útil ele se tornará.

O campo “Pessoa Visível a Outros Usuários?” quando marcado possibilita que os outros usuário tenham acesso as informações da pessoa que esta sendo cadastrada. Por default essa opção esta marcada.

O item “Lembrar Aniversário?” quando marcado habilita a agenda a lhe mostrar na janela principal conforme descrito no capítulo 03. Por default este item não esta marcado.

A opção “Enviar Correspondência?” marcada serve para habilitar impressão de etiquetas e mala direta da pessoa que esta sendo cadastrada. Por default este campo aparece marcado.

A opção “Exibir os dados na guia de telefones de emergência?” marcada permite que tenhamos acesso rápido aos dados através do botão  na barra de ferramentas.

O campo “Grupo”, mostrado resumidamente na imagem abaixo, como não podia ser diferente serve para agrupar as pessoas segundo as nossas necessidades. Por exemplo, podemos definir grupos como: farmácias, restaurantes, supermercados, etc.. Podemos ter tantos grupos quanto precisarmos.

Após a instalação temos apenas o grupo geral cadastrado para inserirmos novos grupos, alterar o nome de grupos e excluirmos grupos devemos clicar no botão com o sinal de soma a direta do grupo.

Em Dados Adicionais temos os seguintes campos como é mostrado na imagem abaixo.

Em Dados Financeiros temos os campos mostrados abaixo.

  Em Documentos temos:

E em Observação:

Vale ressaltar que os campos não são de preenchimento obrigatório, porém os campos do número de cartão de crédito e de CPF se preenchido terão seu valor validado.

Para inserir uma pessoa física deveremos clicar no botão “Novo” inserir os dados nos campos correspondentes e clicar no botão “Confirmar”.

Alterando os Dados de uma Pessoa Física

Uma das formas de se alterar os dados de uma pessoa física é acessando o formulário de cadastro de pessoa física, neste formulário, deveremos clicar no botão “Alterar” fazendo isso seremos conduzidos a uma tela de pesquisa conforme poderemos ver na imagem abaixo.

Neste formulário podemos pesquisar por nome, apelido ou grupo. Em nome ou apelido podemos pesquisar com o nome completo ou parte dele. Por exemplo, se pesquisarmos por “Car” poderemos ter como resultado da pesquisa os nomes Carlos, Cardoso, entre outro cadastrado. Podemos pesquisar, por exemplo, todas as pessoas cadastradas pertencentes à família “Souza”. Uma vez localizada a pessoa a ter seus dados alterados deveremos dar um duplo clique sobre o nome da pessoa. Fazendo isso esta janela será fechada e os dados da pessoa escolhida serão jogados na tela de cadastro pronto para ser alterado. Após a alteração dos dados você deverá clicar no botão “Confirmar” para salvar os dados ou clicar no botão “Cancelar” para descarta os dados.

  Excluindo uma Pessoa Física

A forma de exclusão de uma pessoa física é idêntica à forma descrita acima. Porém a tela de pesquisa onde iremos selecionar a pessoa a ser excluída deverá ser acionada clicando-se no botão “Excluir”.

PESSOA JURÍDICA

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro de pessoas jurídicas Todos os principais campos serão detalhados e terão suas funcionalidades relatadas ao longo deste capítulo.

Formulário de Pessoa Jurídica

  O cadastro de pessoa jurídica é bem completo, porém muito simples de ser utilizado. Nenhum campo do cadastro tem preenchimento obrigatório. Para acessar ao formulário de cadastro temos 3 opções: acessar o menu Cadastro à Pessoa Jurídica ou através do atalho de teclado CTRL + J ou clicando no ícone  . Realizando um dos procedimentos relatados acima teremos uma tela como a mostrada abaixo.

Como relatamos anteriormente nenhum dos campos são obrigatórios, porém quanto mais informações você inserir nesse cadastro mais útil ele se tornará.

O campo “Pessoa Visível a Outros Usuários?” quando marcado possibilita que os outros usuário tenham acesso as informações da pessoa que esta sendo cadastrada. Por default essa opção esta marcada.

A opção “Enviar Correspondência?” marcada serve para habilitar impressão de etiquetas e mala direta da pessoa que esta sendo cadastrada. Por default este campo aparece marcado.

Clicando no botão “Exibir Contatos” você verá todos os contatos atrelados a essa pessoa jurídica.

O campo “Grupo”, mostrado resumidamente na imagem abaixo, como não podia ser diferente serve para agrupar as pessoas segundo as nossas necessidades. Por exemplo, podemos definir grupos como: farmácias, restaurantes, supermercados, etc.. Podemos ter tantos grupos quanto precisarmos.

Após a instalação temos apenas o grupo geral cadastrado para inserirmos novos grupos, alterar o nome de grupos e excluirmos grupos devemos clicar no botão com o sinal de soma a direta do grupo.

Para inserir uma pessoa física deveremos clicar no botão “Novo” inserir os dados nos campos correspondentes e clicar no botão “Confirmar”.

Quando vamos confirmar o cadastro de uma nova pessoa jurídica clicando no botão “Confirmar” nos é exibido uma janela para, se desejarmos, inserirmos os contatos dessa pessoa jurídica. A imagem abaixo nos mostra a tela de cadastro de pessoa de contato para a pessoa jurídica recém cadastrada.

  Respondendo a pergunta de forma afirmativa seremos levados a tela de cadastro de pessoas de contatos que serão ligados a pessoa jurídica que acabou de ser cadastrada.

Caso não desejarmos incluir nesse momento as pessoas de contato deveremos responder a pergunta clicando no botão não. Para maiores detalhes sobre a inclusão de pessoas de contatos, por favor, leia o capítulo 6.

Na imagem abaixo podemos ver a tela de cadastro de pessoa de contato pronta para ser usada.

Após preenchermos os dados deveremos clicar no botão “Salvar” para efetivarmos o cadastramento da pessoa de contato que ficará vinculada a pessoa jurídica recém cadastrada.

Após o cadastro os dados da pessoa serão jogados na lista de contatos na área verde como é mostrado na imagem abaixo.

Para excluir os dados de uma pessoa você deverá clicar sobre o nome da pessoa e pressionar a tecla DELETE do seu teclado.

Um duplo clique sobre o nome da pessoa coloca os dados da pessoa em edição, ou seja, prontos para serem alterados. Após o duplo clique deveremos efetuar as alterações necessárias no cadastro da pessoa de contato em questão e confirmar a operação clicando no botão “Salvar” ou descartar as mudanças clicando no botão “Cancelar”.

Clicando no botão “Imprimir” poderemos ver no formato HTML as informações de todas as pessoas de contatos cadastradas para a pessoa jurídica em questão.

A visualização da impressão esta no formato HTML por ser mais simples de ser visualizado e sendo possível enviar por e-mail para qualquer usuário, mesmo que ele não tenha a Agenda Permanente instalada em sua máquina ele conseguirá ver de forma bastante prática os dados. A imagem abaixo nos mostra um exemplo da tela que será vista quando clicarmos em “Imprimir”.

  Uma pessoa jurídica pode ter inúmeras pessoas de contatos.

Se você desejar adicionar pessoas de contatos a uma pessoa jurídica já cadastrada você tem duas  formas de fazê-lo. Para saber continue a ler esse manual do usuário.

Alterando os Dados de uma Pessoa Jurídica

Uma das formas de se alterar os dados de uma pessoa jurídica é acessando o formulário de cadastro de pessoa jurídica, neste formulário, deveremos clicar no botão “Alterar” fazendo isso seremos conduzidos a uma tela de pesquisa conforme poderemos ver na imagem abaixo.

Neste formulário, como podemos ver na imagem acima, podemos pesquisar por nome ou grupo. Em nome podemos pesquisar com o nome completo ou parte dele. Por exemplo, se pesquisarmos por “Gem” poderemos ter como resultado da pesquisa os nomes Gêmeos Artes, Supermercado Gêmeos, entre outro cadastrado. Uma vez localizada a pessoa a ter seus dados alterados deveremos dar um duplo clique sobre o nome da pessoa. Fazendo isso esta janela será fechada e os dados da pessoa escolhida serão jogados na tela de cadastro pronto para ser alterado. Após a alteração dos dados você deverá clicar no botão “Confirmar” para salvar os dados ou clicar no botão “Cancelar” para descarta os dados.

Excluindo uma Pessoa Jurídica

A forma de exclusão de uma pessoa jurídica é idêntica a forma descrita acima. Porém a tela de pesquisa onde iremos selecionar a pessoa a ser excluída deverá ser acionada clicando-se no botão “Excluir”. 

PESSOA DE CONTATO

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro de pessoas de contatos. Todos os principais campos serão detalhados e terão suas funcionalidades relatadas ao longo deste capítulo.

Formulário de Pessoa de Contato

  O cadastro de pessoa de contato tem como principal objetivo agrupar melhor as informações. Ele é bem completo, porém muito simples de ser utilizado. Nenhum campo do cadastro tem preenchimento obrigatório. Para acessar ao formulário de cadastro temos 3 opções: acessar o menu Cadastro à Pessoa Contato ou clicando no ícone  .

Realizando um dos procedimentos relatados acima teremos uma tela como a mostrada abaixo.

Nenhum dos campos mostrados na imagem acima tem seu preenchimento obrigatório.

Quando acessamos este formulário de cadastro no topo desta janela temos a lista de pessoas jurídicas cadastradas. Deveremos escolher na lista o nome da pessoa jurídica a ter uma pessoa de contato a ser cadastrada. Selecionando uma pessoa jurídica automaticamente teremos a listagem de todas as pessoas de contatos que já foram cadastradas.

Após preenchermos os dados deveremos clicar no botão “Salvar” para efetivarmos o cadastramento da pessoa de contato que ficará vinculada à pessoa jurídica selecionada na lista.

Após o cadastro os dados da pessoa serão jogados na lista de contatos na área verde como é mostrado na imagem acima.

Para excluir os dados de uma pessoa você deverá clicar sobre o nome da pessoa e pressionar a tecla DELETE do seu teclado.

Um duplo clique sobre o nome da pessoa coloca os dados da pessoa em edição, ou seja, prontos para serem alterados. Após o duplo clique deveremos efetuar as alterações necessárias no cadastro da pessoa de contato em questão e confirmar a operação clicando no botão “Salvar” ou descartar as mudanças clicando no botão “Cancelar”

PESQUISA DE PESSOA FÍSICA DE JURIDICA

Neste capítulo será mostrada em detalhes a forma de pesquisar as pessoas físicas, jurídicas e de contato. Será detalhado também a forma de geração de relatórios para impressão das pessoas cadastradas.

Pesquisa de Pessoas Físicas

A Forma de pesquisar uma pessoa física é bastante simples e eficiente. Teremos várias possibilidades de pesquisa. Uma delas é mostrada acessando a opção de menu Pesquisa à Pessoas à Física ou via atalho do teclado CTRL + ATL + F. Realizando esse procedimento chegaremos à tela de pesquisa mostrada na figura abaixo.

As pesquisas podem ser realizadas da seguinte forma.

Pesquia por Nome ou Apelido

Nesta forma de pesquisa ilustrada pela imagem abaixo podemos informar o nome, por exemplo, pesquisando por “Carlos” poderemos ter como resultados : Carlos Alberto, José Carlos, entre outros. Esta forma de pesquisa é conseguida pela opção “Nome Mais Específico”.

Escolhendo a opção “Nome Mais Abrangente (Fonética)” podemos pesquisar por Kátia e poderemos ter os seguintes resultados: Kátia, Catia, Katia e assim por diante.

Temos ainda a opção de pesquisar pelo campor “Apelido” e pela inicial do nome da pessoa. Sendo esta última conseguida pela opção “Começando com”.

Pesquisa por Email

Nesta forma de pesquisa conforme a imagem abaixo deveremos informar o email do contato ou parte dele.

Podemos, por exemplo, pesquisar por pessoas físicas que tenham o email do uol cadastrado informando no campo “E-mail” o seguinte texto: uol.com.br. Fazendo isso poderemos ter como resultado as seguintes pessoas: carlos@uol.com.br entre outras.

Pesquisa por Data

Nesta opção de pesquisa como é ilustrado na imagem abaixo podemos pesquisar pela data de nascimento da pessoa física.

Como podemos observar são várias as formas de pesquisa. Escolha uma delas e clique no botão “Ok” correspondente.

Pesquisa por Endereço

A forma de pesquisa retradada na imagem abaixo esta relacionada aos dados do endereço da pessoa física cadastrada.

Podemos pesquisar pelo nome  rua, bairo, cidade ou estado. Escolha a opção que mais lhe agrada e clique no botão “Ok” correspondente. Nas três primeiras opções a pesquisa será parcial. Por exemplo, se inserir-mos no campo “Rua” a opção de busca Rua Pedro poderemos ter como resultado: Rua Pedro Paulo, Rua Pedro Souza e assim por diante.

Pesquisa por Grupo

Na forma de pesquisa exibida pela imagem abaixo poderemos pesquisar as pessoas físicas pelo grupo na qual ela foi cadastrada. Escolha o grupo e clique no botão “Ok”.

Pesquisa por Telefone

Na opção de pesquisa relatada abaixo podemos pesquisar a pessoa física por um dos telefones cadastrado.

Escolha o telefone a ser pesquisado e clique no botão “Ok” correspondente.

Pesquisa por Tele Marketing

A forma de pesquisa relatada na imagem abaixo é definida para quando a agenda for usada como instrumento de fidelização com o cliente.

Escolha uma das duas formas de pesquisa e clique no botão “Ok” correspondente. Nesta forma de pesquisa poderemos saber, por exemplo, os clientes que tem interesse em nossos serviços num intervalo de datas.

Resultado da Pesquisa (Forma de Visualização)

Ao optarmos por qualquer uma das formas de pesquisa de pessoa física relatadas acima teremos como resultado uma tela conforma é mostrada na imagem abaixo. Lembre-se que esta tela irá variar de acordo com as pessoas inseridas por você na agenda.

Como podemos observar na imagem acima a pesquisa foi feita pela opção “Nome Mais Abrangente (Fonética)”. Para alterar-mos os dados de uma determinada pessoa deveremos dar um duplo clique sobre o nome da pessoa. Para excluir-mos uma determinada pessoa deveremos pressionar as teclas CTRL + SHIFT e clicar sobre o nome  da pessoa.

Com um clique na coluna “Histórico” da imagem acima poderemos adicionar históricos a uma determinada pessoa física. Para maiores detalhes sobre como cadastrar históricos, por favor, consulte o capítulo 08.

Com um clique na coluna de título “Finanças” poderemos cadastrar contas a pagar e/ou a receber de uma determinada pessoa física. Para maiores detelhes de como cadastrar contas a pegar e/ou a receber, por favor, consulte o capítulo 09.

Com um clique na coluna “Álbum” poderemos inserir um álbum de imagens de uma terminada pessoa física. Você poderá inserir tantas imagens quanto desejar. Para maiores detalhes sobre como incluir imagens no álbum de uma determinada pessoa, por favor, consulte o capítulo 10.

Pesquisa de Pessoas Jurídicas

As pesquisas podem ser realizadas da seguinte forma.

Pesquia por Nome

Nesta forma de pesquisa ilustrada pela imagem abaixo podemos informar o nome, por exemplo, pesquisando por “Gêmeos” poderemos ter como resultados : Gêmeos Auto Peças, Gêmeos Supermercados, entre outros. Esta forma de pesquisa é conseguida pela opção “Nome Mais Específico”.

Escolhendo a opção “Nome Mais Abrangente (Fonética)” podemos pesquisar por Gêmeos poderemos ter os seguintes resultados: Gêmeos, Gemeosa e assim por diante.

Temos ainda a opção de pesquisar pela inicial do nome da pessoa. Esta última conseguida pela opção “Começando com”.

Pesquisa por Endereço

A forma de pesquisa retradada na imagem abaixo esta relacionada aos dados do endereço da pessoa jurídica cadastrada.

Podemos pesquisar pelo nome  rua, bairo, cidade ou estado. Escolha a opção que mais lhe agrada e clique no botão “Ok” correspondente. Nas três primeiras opções a pesquisa será parcial. Por exemplo, se inserir-mos no campo “Rua” a opção de busca Rua Pedro poderemos ter como resultado: Rua Pedro Paulo, Rua Pedro Souza e assim por diante.

Pesquisa por Grupo

Na forma de pesquisa exibida pela imagem abaixo poderemos pesquisar as pessoas jurídicas pelo grupo na qual ela foi cadastrada. Escolha o grupo e clique no botão “Ok”.

Pesquisa por Telefone

Na opção de pesquisa relatada abaixo podemos pesquisar a pessoa jurídica por um dos telefones cadastrado.

Escolha o telefone a ser pesquisado e clique no botão “Ok” correspondente.

Resultado da Pesquisa (Forma de Visualização)

Ao optarmos por qualquer uma das formas de pesquisa de pessoa jurídica relatadas acima teremos como resultado uma tela conforma é mostrada na imagem abaixo. Lembre-se que esta tela irá variar de acordo com as pessoas inseridas por você na agenda.

Como podemos observar na imagem acima a pesquisa foi feita pela opção “Nome Mais Específico”. Para alterar-mos os dados de uma determinada pessoa deveremos dar um duplo clique sobre o nome da pessoa. Para excluir-mos uma determinada pessoa deveremos pressionar as teclas CTRL + SHIFT e clicar sobre o nome  da pessoa.

Com um clique na coluna “Histórico” da imagem acima poderemos adicionar históricos a uma determinada pessoa jurídica. Para maiores detalhes sobre como cadastrar históricos, por favor, consulte o capítulo 08.

Com um clique na coluna “Contato” poderemos contatos para uma determinada pessoa jurídica. Para maiores detalhes sobre como incluir contatos para uma pessoa, por favor, consulte o capítulo 06.

Com um clique na coluna de título “Finanças” poderemos cadastrar contas a pagar e/ou a receber de uma determinada pessoa jurídica. Para maiores detelhes de como cadastrar contas a pegar e/ou a receber, por favor, consulte o capítulo 09.

HISTÓRICO

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro de histórico. O mesmo procedimento poderá ser feito paras as pessoas físicas quanto para as pessoas jurídicas.

Cadastro de Histórico

A forma de cadastrar histórico é bastante simples e objetiva. Como poderemos usar essa funcionalidade? Neste capítulo responderemos a essas perguntas.

  Porque Cadastrar um Histórico?

Um dos principais objetivos desse formulário representado na imagem abaixo é permitir que você mantenha num único lugar todas as suas conversas, documentos, etc, relacionados a uma determinada pessoa.

Por exemplo, você pode gravar nesse espaço que no dia 20/06/2006 você telefonou para uma essa pessoa pedindo que  a mesma lhe enviasse uma nota fiscal digitalizada por email. Vamos supor que a nota solicitada foi recebida no dia 22/06/2006 então para esse dia você poderá abrir uma nova entrada no histórico dessa pessoa informando que você recebeu a nota e gravando a nota a essa entrada de hsitórico. Desta forma você terá todas as suas conversas com essa pessoa gravada em forma de histórico além de poder imprimir a nota a qualquer momento.

No capítulo anterior vimos como chegamos na tela de cadastro de histórico que é representada na imagem abaixo.

O procedimento de inserção de um histórico é bastante simples. Basta definirmos a data de acontecimento no campo “Data”, a descrição do histórico no campo “Texto”, se quisermos podemos adicionar uma imagem ao texto. Para isso devemos clicar no botão  ao lado do campo “Localizar a Imagem (JPG)”. O formato da imagem deverá ser JPEG.

Após a inserção dos dados deveremos clicar no botão “Salvar” para inserirmos os dados no banco de dados da Agenda Permanente.

Clicando no botão “Cancelar” nos faz descartar todas as alterações realizadas nesse momento.

Com a confirmação da inclusão o histórico recém incluído vai para a lista de históricos como é mostrado na próxima imagem.

Para alterarmos um histórico deveremos dar um duplo clique no histórico. Com isso os dados do histórico irão para a área de edição. Após as devidas alterações deveremos clicar no botão “Salvar” para confirmar as alterações ou clicar no botão “Cancelar” para descartar as mudanças. Caso o histórico já tenha alguma imagem vinculada e você não desejar efetuar nenhuma alteração na imagem, e sim, apenas no texto você não deverá localizar nenhuma nova imagem.

Para visualizarmos todos os históricos cadastrados a uma pessoa deveremos clicar no botão “Imprimir”. Fazendo esse procedimento os históricos serão visualizados no monitor.

No botão “Mostrar Todos” irá exibir todos os históricos cadastrados a uma determinada pessoa. Caso necessitarmos exibir entre um intervalo de datas deveremos clicar na seta ao lado do botão “Mostrar Todos” conforme é exibido na imagem ao lado . Com isso seremos levados a uma janela para a escolha de datas conforma podemos ver abaixo.

Para excluir um histórico você deverá selecioná-lo e pressionar a tecla delete.

Caso tenhamos algum histórico com uma imagem vinculada a ele e quisermos salvar a imagem em disco novamente deveremos realizar a seguinte operação:

Clicar na coluna “Imagem” relacionada ao histórico. Com isso iremos para uma tela onde poderemos salvar em disco a imagem. A imagem abaixo nos mostra essa tela.

Clicando no botão “Limpar Imagem” deixamos o histórico atual sem imagem vinculada.

Para salvarmos a imagem em disco novamente deveremos clicar no botão “Salvar Como”.

Caso o tamanho da imagem seja maior que o espaço disponível para visualização você poderá deixar marcado o campo “Ajustar Tamanho”. Esse procedimento não interfere no tamanho real da imagem.  

FINANÇAS > CONTAS A PAGAR E RECEBER

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro de finanças. As finanças nada mais são do que conta a pagar e a receber. Você verá como realizar esses lençamentos na Agenda Permanente. O que é feito com relação a finanças na Agenda Permanente é algo bem simples e pr. Não temos por objetivo desenvolver um sistema específico para essa funcionalidade.

Contas a Pagar e a Receber

Cadastrando Contas

O formulário de contas a pagar e a receber é exibido abaixo. Você viu como chegar até ele no capítulo 07.

Você deverá escolher entre a opção “A Pagar” ou “A Receber” informar os dados e clicar em “Salvar”.

Caso você opte por parcelar o valor a ser pago ou a ser recebido informando o número de parcelas no campo “Parcelar?” voê terá uma tela como a mostrada na imagem abaixo.

Nesta tela você poderá alterar todos os dados a qualquer momento. Você poderá fazer inúmeras simulações clicando no botão “Gerar”. Por exemplo, você pode mudar o número de parcelas, mudar a data de vencimento da primeira parcela, mudar o número de dias de vencimento entre as pareclas entre outras funcionalidades.

Com um duplo clique sobre uma determinada parcela poderemos alterar a data de vencimento e/ou valor da parecla. A imagem abaixo nos mostra essa tela.

Podemos alterar a data de vencimento da parcela informando uma nova data no campo “Vencimento Parcela” e/ou alterar o valor da parcela informando o valor no campo “Valor Parcela”. Após fazermos as devidas alteraçoes deveremos clicar no botão “Salvar” para efetivar a alteração da parcela ou clicar em “Cancelar” para desprezar as alterações.

Para alterar um valor você deverá dar um duplo clique sobre o mesmo. Isso jogará os dados para a área de edição. Feito isso você deverá realizar as devidas alterações e clicar no botão “Salvar” para gravar as modificações.

Clicando com o direito do mouse sobre um lançamento aparecerá um menu suspenso conforme é mostrado na imagem acima. Use essa opção para alterações rápidas. Nesse acesso rápido você pode mudar a situação de um lançamento entre aberto e quitado. Pode também excluir um lançamento ou alterá-lo de tipo, passando-o de “a pagar” para “a receber”.

Clicando no botão  temos a opção de listar as finanças do mês corrente da pessoa na qual chamamos essa janela ou de escolher um intervalo de datas. Para escolher um intervalo de datas deveremos clicar na opção “Entre Datas”. Acionando essa opção teremos uma tela conforma a mostrada abaixo.

Nesta tela deveremos informar a data inicial e uma data final. Por exemplo, de 01/05/2006 até 31/05/2006. Deixando a opção “Mostrar todas as pessoas” marcada teremos um resumo dos lançamentos de todas as pessoas no intervalo de datas definido.

Por default essa janela abre com a data do mês anterior ao atual. Do primeiro ao último dia do mês anterior a data do computador.

ÁLBÚM DE PESSOAS FÍSICAS

Neste capítulo será mostrado em detalhes como criar e manter um álbum para cada uma das pessoas físicas cadastradas na Agenda Permanente.

Álbum de Fotografias

A forma de geração de um álbum de fotografias é bastante simples e objetiva. Como poderemos usar essa funcionalidade? Neste capítulo veremos essa forma de cadastro em detalhes.

No capítulo 07 vimos como chegamos na tela de cadastro de álbum que é representada na imagem abaixo.

Para inserirmos uma imagem no álbum de fotografias deveremos clicar no botão “Nova Imagem”. Fazendo isso seremos levados a tela mostrada abaixo.

Deveremos dar um duplo clique no na área indica “Duplo Clique para Adicionar Imagem” de forma a podemos escolher a imagem a ser inserida. No campo “Observação” deveremos, caso tenha necessidade, adicionar textos explicativos sobre a imagem.

Após a escolha da imagem e do texto deveremos clicar no botaõ “Salvar” para inserir os dados na base da Agenda Permanente. Para cancelar a operação deveremos clicar no botão “Sair”.

COMPROMISSOS

Neste capítulo será mostrado em detalhes o formulário de cadastro compromissos. Todos os principais campos serão detalhados e terão suas funcionalidades relatadas ao longo deste capítulo.

Compromissos

  O cadastro de pessoa compromissos tem como objetivo organizar seus afazeres ao longo do tempo. Inúmeras formas de repetição de compromissos foram incluídas de forma a simplificar a parte cadastral poupando-lhe tempo. Para acessar ao formulário de cadastro temos 3 opções: acessar o menu Cadastro à Compromisso ou pelo atalho de teclado CTRL + C  ou clicando no ícone  .

Realizando um dos procedimentos relatados acima teremos uma tela de cadastro como a mostrada abaixo.

Como a Agenda Permanente é multiusuário é possível cadastrar compromissos para outros usuários da Agenda. Por default a pessoa selecionada na opção “Compromisso Para” é a própria pessoa que fez o login na agenda. A imagem abaixo nos mostra a imagem em detalhes do local onde poderemos selecionar os usuários.

Usuário por default selecionado é o usuário que fez login:

Lista de usuários possíveis de serem selecionados:

Após selecionarmos o usuário de destino do compromisso deveremos verificar a caixa “Visível a outros usuários?”. Esta opção serve para que os outros usuários possam ver os detalhes do compromisso que esta sendo cadastrado.

Após esse procedimento deveremos informar a data e hora em que acontecerá o compromisso que esta sendo cadastrado no momento. O campo status, por default, está como sendo “Não Realizado” e por default um sinal sonoro é emitido quando você é avisado do compromisso.

No campo evento você deverá descrever os detalhes do compromisso e em contato poderá inserir os contatos que você deverá fazer quando da realização do compromisso.

Por exemplo, quando dá realização de um determinado compromisso será necessário que eu entre em contato com uma determinada empresa. Caso eu tenha os dados dessa empresa cadastrada posso clicar no ícone relativo a pessoa jurídica e procurar por essa pessoa. Realizando esse procedimento quando da exibição do compromisso pela Agenda Permanente terei também os dados de contato do compromisso, com isso no momento do compromisso, não precisarei mais procurar os dados de contatos da pessoa relacionada.

Na imagem abaixo mostramos os dados de um compromisso sendo cadastrado.

 

Quando clicamos no botão “Confirmar” para efetivarmos o cadastro do compromisso em questão será nos apresentado uma tela onde poderemos repetir de várias formas o compromisso. Esta tela é mostrada abaixo:

Podemos optar por repetir ou não repetir um compromisso. Se não desejarmos que o mesmo não se repita basta clicarmos no botão “Não Repetir” mostrado na parte inferior da janela acima.

Se desejarmos repetir o compromisso temos  4 opções de repetição, a saber: entre datas, a partir de um dia, num mesmo dia por vários meses, num dia num intervalo de meses. A imagem abaixo nos mostra as opções:

  Repetindo um Compromisso entre datas

Na imagem abaixo mostramos o formulário de repetição de compromisso com a opção “Entre Datas” em destaque:

Basta selecionarmos a data inicial (De) e a data final (Até) e ajustarmos a melhor forma de repetição. Por exemplo, toda segunda feira entre os dias 17/10/2005 até 17/10/2006 e tenho que realizar uma determinada tarefa. Para isso basta colocar essas datas e deixar a opção “Segunda Feira” marcada e clicar no botão “Repetir” correspondente.